ВСЯ ПРАВДА: Автоматизация бизнеса (учета): подводные камни и преимущества.

ВСЯ ПРАВДА: Автоматизация бизнеса: подводные камни и преимущества.

Первая мысль, которая приходит на ум руководителю, когда речь заходит об автоматизации его бизнеса – это то, что при помощи информационных технологий будет возможно скоординировать работу фирмы. Разумеется, информационные технологии позволяют упорядочивать хаос и зачастую делают понятными процессы, которые до этого казались запутанными даже руководителям. Однако,  мы должны признать на берегу, что, не смотря на то, что современное управление трудно представить без информационных систем - автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Давайте представим, что в вашей фирме постепенно растет документооборот, появляется всё больше различных типов документов и обрабатывать этот объем информации даже при помощи хорошо продуманной системы классификации стало сложно.

В этом случае автоматизация - это выход.

Если же в организации информации просто нет или она недостоверна, если сотрудники не всегда знают, кто за что ответственен, то в этом случае сначала стоит задуматься над другой системой управления персоналом и только затем приступать к автоматизации.

Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.

Считается, что автоматизация - это, прежде всего, управленческий учет и потенциальная возможность экономить деньги. Это действительно так, но это еще не всё!

Попробуем кратко остановиться на том, какие задачи сегодня можно решать с помощью автоматизации бизнес-процессов.

1. Производительность труда и оперативность поступления информации.

Кто нынче не мечтает повысить производительность труда своего предприятия! Даже при наличии устоявшегося темпа работы, возможности улучшения производительности в компаниях если не безграничны, то, по, крайней мере, весьма широки. И дело здесь не в том, чтобы заставлять сотрудников работать быстрее или отказывать в праве сходить на обед – для того, чтобы улучшить производительность труда достаточно избавиться от многих типичных для российского бизнеса проблем, не прибегая для этого к каким-либо суровым мерам.

• Одна из таких проблем, типичная для очень многих предприятий, которые нам приходилось консультировать – это многократный ввод данных. Чтобы оформить договор, реквизиты клиента необходимо занести в одно место. Чтобы оформить счет - в другое, при этом допуская ошибки. Чтобы оформить акт и счет-фактуру, теперь уже бухгалтер делает это в третий раз. Оформляем платеж - заносим в четвертый раз. В итоге мы имеем не связанную между собой цепочку документов: договор в одном месте, счета в другом, коммерческие предложения на компьютере менеджера, который заболел, а платежи вообще в банк клиенте надо смотреть. Вот это и называется информационный вакуум, туман. То есть, при желании разобраться, конечно, можно, но с большим трудом. При этом, чем выше статус сотрудника компании, тем больнее по нему этот вакуум ударяет, потому что, тем дороже его время, и тратить его попусту не допустимо. Увы, часто на деле именно так и происходит - руководители, вместо того, чтобы думать о развитии бизнеса, занимаются рутинной работой и устранением ошибок.
• Другая, не менее злободневная проблема – излишняя бюрократизация, когда ради элементарного действия сотрудник должен писать служебную записку, затем ждать, когда её прочтёт руководитель, и только после этого выполнять требуемое действие. Такие записки, прошения, запросы, по сути, не несущие большого значения для работы предприятия, отнимают у сотрудников и у руководителей ценное время, которое можно было бы потратить с гораздо большей пользой.
• И та и другая проблема решается с помощью автоматизации бизнес-процессов! Единая информационная система в компании избавляет персонал от повторного ввода данных - достаточно ввести всего один раз необходимые данные и типовые документы будут заполняться автоматически. Что касается многочисленных служебных заметок, то информационная система позволяет в значительной степени сократить их количество, а необходимые процессы упорядочить и перевести в электронный вид. Иначе говоря, автоматизация позволяет увеличить скорость обработки информации в компании: скорость обмена документов, заявок, предписаний между отделами фирмы, соответственно производительность труда  заметно увеличивается.

2. Долой рутину… или повышение технологичности бизнеса.

 Один из несомненных плюсов, который привносит в фирму автоматизация – это устранение множества однотипных рутинных операций. Многие процессы и вычисления, за которые раньше отвечал человек, отныне могут быть посчитаны автоматически, что минимизирует риск ошибки или опечатки. Кроме того, теперь вы сможете направлять человеческие ресурсы на решение более творчески задач, а при увеличении объема документов вам не понадобится принимать на работу нового сотрудника.

3. Увеличение прозрачности бизнеса.

 Давайте на минуту представим себе рабочий процесс в офисе активной компании. Все куда-то спешат, что-то друг у друга выясняют, звонят с важным видом, записывают в блокнотик – иными словами, создают видимость бурной деятельности. Все это – работа в песок и ее очень много. Из восьмичасового рабочего дня обычный сотрудник компании, где нет корпоративной информационной системы, более 50% времени тратит на выяснение всевозможных вопросов, еще сколько-то на чаепитие и другие вещи. Сколько времени он продуктивно работает - считайте сами. В результате некоторые сотрудники, вместо того, чтобы заниматься делом, работают «справочным бюро».

Обычная деятельность предприятия – это вообще сплошные вопросы:

- Есть товар на складе? - Деньги поставщику оплатили? - Когда будет поставка? - Мое поручение выполнено?  - Деньги от клиента пришли? - Заказ оформлен? - Что сказал клиент в ответ на коммерческое предложение? - Схему нарисовали? - Товар приехал? - По срокам работ укладываемся? - Выручка за последние полгода выросла? - Сколько нам должны клиенты? - Договор подписали? - Сколько мы тратим на рекламу? - Сколько мы заработали на этом проекте?.. И т.д. и т.п.

Чем проще и быстрее сотрудник сможет получить ответы на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда на предприятии. Как следствие, ваш бизнес работает эффективнее. Это и есть прозрачность бизнеса. Бизнес прозрачен, когда в нем нет тумана, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно несколько раз в неделю собирать совещания, на которых приходится, верить на слово ответственному, потому что проверить его слова затруднительно, если вообще возможно.

Если у вас есть инструмент, позволяющий вам понимать всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов – значит, ваш бизнес прозрачен. Совещания тогда нужны не для выяснения ситуации, а для решения важных вопросов по ее изменению, по планированию и т.д. Именно туман в бизнес-процессах компании доводит руководителей до истерики, когда нужно выяснить какой-то мелкий вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо «по данным отдела продаж столько-то, но по данным бухгалтерии совсем иначе».

Для того, чтобы бизнес был понятен и прозрачен, он должен быть автоматизирован. Это аксиома. Должна быть создана единая информационная система, в которой руководитель получает наглядную картину происходящего: количество невыполненных задач и имена ответственных за их исполнение, количество расходов и доходов в компании и многое другое.

4. Информация в компании - ваша собственная энциклопедия. Безопасность документов.

 Хранение и безопасность информации не менее важны, чем сама работа компании. В предприятиях с низкой степенью автоматизации документы хранятся где угодно, начиная от пыльных папок на антресоли, заканчивая компьютером директора. Очень часто организации просто используют локальную сеть, предоставляя доступ к определенным папкам и файлам. Однако доступ к таким файлам зависит от того, включен ли удаленный компьютер, на котором размещается файл. Кроме того, как правило, быстро найти нужную информацию не на своём компьютере не получается.

Проблема большого количества организаций в том, что у них не создано единой базы, где хранятся все самые важные документы: отчёты, распоряжения, договоры и так далее. Конечно, всегда есть вариант просто распечатать всё это множество документов на бумаге, но тогда будьте готовы в скором времени выделить под такое «хранилище» отдельную комнату в вашем офисе. Кроме того, о быстром поиске нужного документа в таком массиве бумаг лучше не задумываться вовсе.

Но оставим в покое наше «хранилище» и представим на минуту, что у одного из сотрудников вашей компании безвозвратно потерялась вся информация на жестком диске. Вариантов тут может быть несколько: испортился жесткий диск, на компьютер с флешки попал вредный вирус или украли ноутбук сотрудника. А если это был компьютер главного бухгалтера или ваш собственный, на котором жизненно необходимая компании информация с клиентами, договорами, заказами и финансовыми отчётами?..

Автоматизация бизнеса позволяет решить эту проблему. При наличии в компании корпоративного портала вся информация аккумулируется не на компьютерах сотрудников и находится не на рабочих компьютерах, а на центральном сервере, где все данные периодически архивируются и надежно защищены. Создавая единую информационную систему для той или иной организации, мы обычно сравниваем её с энциклопедией, когда вся нужная информация находится в одном месте и позволяет значительно сэкономить время на поиск нужного документа. Информационная система – это и есть энциклопедия компании - место, где можно получить ответы на все вопросы быстро и в любое время и не бояться за то, что эта информация куда-нибудь исчезнет.

Заключение.

Автоматизация бизнеса – это комплексный процесс, поэтому о его преимуществах и подводных камнях можно говорить довольно много. Помимо перечисленных плюсов автоматизации к данному обзору можно было бы добавить, что автоматизация позволяет руководителям компании работать удаленно и контролировать работу фирмы из любой точки земного шары (разумеется, если там есть выход в Интернет). Можно было бы добавить, что автоматизация бизнес-процессов компании снижает издержки на обучение персонала, позволяя обходиться меньшим количеством людей с большей эффективностью. Так или иначе, информационные технологии привносят в работу каждой отдельной организации автоматизация свои плюсы, поэтому выше мы рассказали про те преимущества, которые универсальны почти для любой компании при автоматизации бизнес-процессов.

Как правило, автоматизация необходима, в первую очередь, компаниям, которые сталкиваются с новыми задачами или чья деятельность усложняется с ростом количества производимых услуг или товаров. Если попытаться выделить основные причины, по которым менеджмент принимает решение автоматизировать фирму, то это:

• переориентация на новые задачи (компания начинает оказывать новые услуги или производить новые товары),
• рост числа сотрудников компании,
• изменение принципов управления,
• неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности фирмы,
• подготовка фирмы к продаже (автоматизация увеличивает её рыночную стоимость).

Но даже если руководство компании не собирается кардинально менять принципы управления или продавать бизнес, но задумывается об автоматизации – то всегда стоит попробовать, тем более что большинство компаний, специализирующихся на создании информационных систем бесплатно смогут проанализировать бизнес-процессы фирмы и подсказать наилучшее решение под конкретный бизнес.